Principes pour la négociation d'achat en commun
ou l'acquisition de licences d'accès à des
produits documentaires électroniques

 

 

Sous-comité des bibliothèques

 

 

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Mai 2001

 


 

Introduction

La documentation électronique est devenue une réalité au cours des années quatre-vingt. La délocalisation possible d'une partie de cette documentation, l'utilisation d'équipements informatiques, de logiciels et de technologies de communication, la nécessité d'un contrôle de l'accès (licences), des coûts d'achat ou d'acquisition parfois plus élevés, etc. ont conduit les bibliothèques, qu'elles agissent seules ou à l'intérieur d'un groupe, à se doter d'un ensemble de principes permettant de négocier les meilleures conditions d'accès dans le respect de leur mission et des besoins de leur clientèle, ainsi que de leur capacité budgétaire.

Ces principes tiennent compte de l'expérience acquise au cours des dernières années et des recommandations de différents groupes de travail du Sous-comité des bibliothèques (CREPUQ), ainsi que des énoncés de différentes associations de bibliothèques dont l'ARL. Le document Principles for Licensing Electronic Resources (http://www.arl.org/scomm/licensing/principles.html) constitue une excellente référence.

Projet canadien de licences de site nationales (PCLSN)/ Canadian National Site Licensing Project (CNSLP), Principles for Licensing Electronic Resources :    ( http://www.uottawa.ca/library/cnslp/docs/Licen_princip.htm ).

1. Définition des termes

1.1 La licence comporte une ou des clauses permettant une définition claire des termes utilisés dans le contrat. Les principaux termes à définir sont les notions d'usager autorisé, d'utilisation autorisée, de site, etc.

2. Accès et utilisation

2.1 La licence accorde l'accès aux membres de la communauté universitaire (c.-à-d. étudiants, professeurs, chercheurs, membres du personnel et autres membres autorisés des établissements participants) sans égard à leur localisation.

2.2 La licence permet la consultation simultanée à l'ensemble des usagers autorisés. Sinon elle permet une consultation simultanée suffisante, notamment pour des besoins de formation documentaire.

2.3 La licence permet aux usagers externes la consultation sur place dans les locaux publics des établissements.

2.4 La licence permet explicitement la recherche, le repérage, l'impression et le téléchargement de l'information.

2.5 La licence stipule l'engagement du fournisseur à donner un service jour et nuit tout en limitant au minimum la durée des arrêts à des fins de maintenance ou de gestion.

3. Archivage et conservation

3.1 La licence accorde le droit de faire des copies de sécurité ou de charger localement l'information.

3.2 La licence permet aux établissements participants l'accès perpétuel aux données et spécifie les mécanismes, p. ex. une entente avec le fournisseur ou avec une tierce partie.

4. Authentification de l'utilisateur

4.1 La licence autorise l'accès à tout usager authentifié peu importe sa localisation.

4.2 La ressource faisant l'objet d'une licence offre un mode transparent d'identification de l'usager sans utilisation de mode de contrôle individualisée (code d'identification d'utilisateur et mot de passe personnel ou commun).

4.3 La licence permet une variété de mécanismes de contrôle automatique d'authentification (p. ex. validation d'adresses IP, serveur mandataire, validation de la page appelante (« http refer »), infrastructure à clé publique).

5. Utilisation autorisée

5.1 La licence permet l'utilisation de l'information à des fins pédagogiques ou administratives, de recherche ou d'étude personnelle (c.-à-d. toute utilisation normale dans le contexte des établissements participants).

5.2 La licence permet la réutilisation limitée de contenu (p. ex. recueils de textes, réserves électroniques, extraction de portions de contenu pour leur intégration dans de nouvelles communications savantes).

6. Droits d'auteur et de propriété intellectuelle

6.1 Le diffuseur garantit ses droits d'exploitation du contenu durant le durée du contrat.

6.2 Les droits d'accès ne privent l'usager d'aucun droit prévu dans la Loi canadienne sur le droit d'auteur.

6.3 La licence contient les limites appropriées de responsabilité du concédant et du titulaire de cette licence et tient compte des violations causées par un tiers.

7. Fonctionnalités et accessibilité

7.1 La ressource faisant l'objet d'une licence est accessible par Internet et ne requiert pas l'utilisation de logiciels spéciaux ou privés sur des postes de consultation.

7.2 La ressource faisant l'objet d'une licence accepte une variété de navigateurs Web et leurs différentes versions et respecte les recommandations du consortium W3C ou les normes d'interopérabilité.

7.3 Le concédant de licence s'assure, avec son ou ses fournisseurs de services Internet, d'une largeur de bande adéquate ainsi que d'une capacité informatique suffisante pour soutenir l'utilisation faite par les établissements participants.

7.4 La ressource faisant l'objet d'une licence fournit les possibilités de recherche simple et de recherche avancée.

7.5 Les contenus électroniques sont disponibles plus tôt ou en même temps que leurs versions imprimées.

7.6 Les ressources faisant l'objet d'une licence sont accompagnées des métadonnées portant sur le contenu, telles les notices bibliographiques en format MARC 21 (norme pour les notices bibliographiques lisibles par machine).

8. Mise en application

8.1 La licence stipule que le concédant et le titulaire de licence doivent tous les deux faire des efforts raisonnables dans la mise en application de la licence.

8.2 Le respect des clauses du contrat est une responsabilité partagée entre les parties signataires.

8.3 L'entente est régie par les lois en vigueur au Canada et de la province de Québec.

9. Tarification

9.1 La tarification est plus avantageuse pour un ensemble d'établissements que pour un établissement particulier.

9.2 Le concédant de licence offre une variété de tarifs pouvant s'adapter à différents besoins, dont la possibilité de contrat de plusieurs années.

9.3 La tarification prévoit des coûts dissociés pour des abonnements aux versions imprimée et électronique.

9.4 La tarification permet l'extraction de documents en nombre illimité plutôt qu'après paiement à la carte ou autres méthodes du même genre.

9.5 La tarification tient compte du volume d'utilisation des clientèles des établissements participants. Cette utilisation quantitative se reflète dans des critères comme le nombre de professeurs en équivalence à temps complet (PTC), le nombre d'étudiants en équivalence à temps complet (EETC), les montants consacrés à la recherche subventionnée.

9.6 Les négociations sur la tarification du contenu provenant de fournisseurs d'information particuliers sont distinctes de celles sur les choix d'interfaces ou de systèmes de recherche de fournisseurs tiers.

9.7 La tarification offre une protection adéquate contre les fluctuations des monnaies étrangères.

9.8 La licence inclut une clause assurant, durant l'entente, l'application automatique aux établissements participants de la meilleure tarification accordée à quelque client que ce soit.

10. Protection des renseignements personnels et confidentialité

10.1 La licence est conforme aux lois canadiennes sur la confidentialité des renseignements personnels quant à la collecte, la conservation, l'utilisation et la diffusion d'informations personnelles.

10.2 La licence sera conforme aux lignes de conduite du document de l'International Coalition of Library Consortia (ICOLC) Guidelines for Statistical Measures of Usage of Web-based Indexed, Abstracted, and Full-Text Resources (November 1998) quant à la confidentialité des statistiques d'utilisation des établissements participants ou du consortium.

11. Clause sur l'utilisation par des tiers

11.1 La licence permet le prêt entre bibliothèques à l'aide de systèmes de transmission électronique sécuritaire entre les établissements et la livraison de copie sur papier à leurs usagers.

12. Recours pour des performances inacceptables de fournisseurs

12.1 La licence spécifie les critères de performance de serveurs ou de systèmes informatiques, les attentes quant à la mise en service et à l'assistance technique ainsi que le processus de résolution de problèmes.

12.2 La licence spécifie les recours (p. ex. l'extension de la licence, une réduction des coûts ou un rabais) qui équilibreront les obligations du donneur et du détenteur de cette licence.

13. Rapports statistiques ou autres

13.1 La ressource électronique faisant l'objet d'une licence respecte les exigences énoncées dans le Guidelines for Statistical Measures of Usage of Web-based Indexed, Abstracted, and Full-Text Resources (November 1998) (ICOLC).

13.2 Le concédant de licence fournit au titulaire de la licence les informations suffisantes concernant les changements de contenu, de format et de plate-forme, et ce, sur une base régulière et systématique.

14. Modifications des termes de l'entente

14.1 Les termes de la licence sont fixes au moment de la signature et toute modification doit faire l'objet d'un préavis et d'une entente préalable avant d'entrer en vigueur. Toutes les modifications font l'objet de nouvelles signatures par les deux parties. Une mésentente peut amener la résiliation de l'entente.

15. Droits de résiliation et droits résiduaires

15.1 Cf. la section précédente.

15.2 Cf. section 4 Archivage et conservation.

15.3 La licence prévoit les droits de résiliation appropriés aux deux parties.

15.4 La licence stipule les droits de cession lors de la vente du fournisseur.

 

Adoptés les 17 et 18 mai 2001


 

Sources

American Association of Law Libraries et al. Principles for Licensing Electronic Resources (http://arl.org/scomm/licensing/principles.html) Wahington, D.C. : Association of Research Libraries (ARL), 1997.

Projet canadien de licences de site nationales / Canadian National Site Licensing Project. Principles for Licensing Electronic Resources (http://www.uottawa.ca/library/cnslp/docs/Licen_princip.htm). Ottawa, PCLSN, 2000.