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Développement concerté des collections
sur support électronique :
politique et procédures d’achat en consortium

 

élaborées par le

Groupe de travail sur le développement des collections de la
bibliothèque universitaire et de recherche virtuelle québécoise (DCBV)

du

Sous-comité des bibliothèques

 

 

 

Adoptées le 14 novembre 2002

( Voir aussi Annexe 1 : Énoncé concernant les principes à considérer dans le choix des formules de répartition utilisées pour le partage des coûts des produits documentaires acquis en commun ou de ceux liés à l'acquisition en commun des licences collectives d'accès à de tels produits, mai 2002 )

 

/politique_dev_coll.html

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Préambule

Les travaux de développement concerté des collections se sont principalement concentrés jusqu’à maintenant sur le partage de la responsabilité du maintien des abonnements de périodiques, c’est-à-dire la mise en commun et le partage de ressources individuelles. La disponibilité de plus en plus grande de la documentation sur support électronique conjuguée aux facilités d’accès offertes par les nouvelles technologies modifie profondément le processus de développement des collections de recherche et donne un sens nouveau à la notion de partage des ressources.

Alors que le développement concerté de la documentation traditionnelle et en particulier celui des collections de monographies en soutien à la recherche joue plutôt sur la complémentarité de nos spécificités, le développement concerté des collections électroniques utilise la mise en commun de nos ressources financières et de notre pouvoir de négociation, à l’intérieur de divers consortiums, pour l’achat de produits ou services qui forment les collections de base utiles à la majorité.

Le développement des collections sur support électronique s’appuie sur un nouveau contexte régi par des conditions différentes :

• la délocalisation de l’accès aux ressources;

• la diversité des compétences nécessaires au développement et à l’implantation de ces ressources : évaluation de contenu, évaluation de supports, équipement de consultation et de diffusion;

• la diversité des produits et des services offerts : en concurrence, en complémentarité, en multidisciplinarité;

• la difficulté pour chacun des établissements d’œuvrer seul financièrement et technologiquement;

• la tendance et le succès de l’approche consortium ou ensemble de consortium dans les négociations et les transactions entre les bibliothèques et les éditeurs ou fournisseurs.

Ces deux aspects du développement en concertation non seulement ne s’excluent pas l’un l’autre, mais ils sont même appelés à cohabiter pour encore longtemps. Cependant, l’avènement de nouveaux services fera lui-même évoluer la notion de développement des collections puisqu’il s’agit d’un domaine où il reste beaucoup d’inconnu.

Le Sous-comité des bibliothèques a donc formé au cours des dernières années, plusieurs groupes de travail chargés d’analyser les différentes problématiques et de proposer des solutions appropriées. Aussi, afin de mieux coordonner l’ensemble des travaux, il est devenu important d’élaborer, pour le développement des collections sur support électronique, une politique et des procédures d’achat en consortium.

1. Principes et objectifs

Le développement des collections doit refléter la mission de son institution et répondre aux besoins de sa propre communauté universitaire. Aussi, les produits ou services à acquérir collectivement doivent correspondre aux besoins identifiés des usagers de chaque institution et s’intégrer dans les politiques respectives de développement en continuité avec les collections imprimées.

Compte tenu des multiples programmes, de la diminution des ressources humaines et financières, des coûts de négociation et d’implantation des produits retenus, la priorité doit être accordée à ceux qui répondent le plus aux besoins de base des différentes institutions et qui constituent pour elles un produit à valeur ajoutée.

Ces produits doivent assurer un juste équilibre entre les besoins des usagers des grades supérieurs, du 1^er cycle et des chercheurs quelles que soient les disciplines et dans les langues pertinentes aux différents établissements.

Le choix de ces produits doit viser un équilibre entre les disciplines, notamment entre les sciences pures, appliquées et biomédicales et les sciences humaines et sociales et, tenir compte de choix déjà faits à d’autres niveaux ou par d’autres regroupements auxquels adhère le Sous-comité.

Cette politique et ces procédures visent à coordonner les activités du développement concerté des collections sur support électronique. Elle doit permettre aux bibliothèques participantes :

• de maximiser l’accès à la documentation;

• d’assurer la continuité de l’offre;

• d’obtenir les meilleurs prix possible en partageant les expertises dans la négociation d’achats en commun de produits ou services, dans leur mise en place et leur soutien technologique.

2. Responsabilités et obligations

Sous la responsabilité du Sous-comité des bibliothèques, le Groupe de travail sur le développement des collections de la bibliothèque universitaire et de recherche virtuelle québécoise (DCBV) élabore et met à jour la politique commune des bibliothèques universitaires québécoises de développement des collections sur support électronique et détermine les ressources prioritaires à négocier, aussi bien dans le cadre de la CREPUQ que pour d’autres projets ou regroupements.

Les membres du Groupe de travail (DCBV) assument les responsabilités suivantes :

• définir des critères d'admissibilité des produits;

• établir un mécanisme de consultation et de validation des collections ou de produits à acquérir auprès des différentes bibliothèques;

• établir un mécanisme pour le choix des documents ou de produits et leur priorité d'acquisition;

• élaborer une programmation annuelle de produits ou de collections susceptibles de faire l'objet d'achat en commun;

• étudier les demandes spécifiques ou ad hoc et leur possibilité d'intégration dans la programmation annuelle établie;

• s'assurer de la disponibilité des informations pertinentes à l'analyse de produits, préalables aux négociations d'achat en commun;

• définir les principes à considérer dans le choix de formules de répartition des coûts des produits documentaires acquis en commun;

• suivre le déroulement des négociations et, le cas échéant, de prendre position sur les résultats;

• s'assurer de l'évaluation des produits en période d'essai.

La négociation et la gestion des ententes collectives sont déléguées à l’Équipe responsable des projets d’achat en commun (ERPAC). Celle-ci est assistée dans sa tâche par un chargé de projet du secrétariat de la CREPUQ.

L’expertise du Groupe de travail sur l’accès aux ressources documentaires peut être sollicitée sur certains aspects relevant de son mandat.

Les directeurs des bibliothèques universitaires québécoises de par leur signature s’engagent à :

• faire respecter les clauses d’accès et particulièrement de définition des clientèles autorisées;

• prendre les mesures raisonnables pour que l’utilisation des données se fasse dans le cadre de la Loi sur le droit d’auteur.

Le Sous-comité des bibliothèques approuve les principes de choix des formules de répartition pour le partage des coûts des produits documentaires acquis en commun ou de ceux liés à l'acquisition en commun des licences collectives d'accès à de tels produits tels qu'énoncés en annexe et, le cas échéant, valide le choix des formules effectué par DCBV.

3. Critères

3.1 Nouveaux produits

Le développement d’une collection électronique s’appuie essentiellement sur les mêmes critères que la documentation imprimée quant à la qualité et la pertinence des contenus, auxquels s’ajoutent des considérations technologiques d’accès, de diffusion et de conservation : ce qui en fait un processus interactif puisque l’analyse requiert des compétences et des opinions diverses et complémentaires, en particulier sur les questions d’accès, pouvant entraîner la reconsidération de choix préalables.

Cependant, la documentation électronique offre une valeur ajoutée qui sera jugée sur :

• la bonification du contenu en extension et compréhension;

• la décentralisation et personnalisation de l’accès;

• la fréquence des mises à jour;

• la présence d’hyperliens vers :

-   les catalogues locaux;

-   d’autres sources électroniques

• la qualité de l’indexation;

• la convivialité du moteur de recherche;

• la richesse de l’éventail des interfaces offertes afin que chaque institution qui souhaite en limiter la multiplication puisse retenir celle qui convient à ses orientations;

• la possibilité d’utilisation du produit dans le contexte de la formation en laboratoire (négociation d’un nombre d’accès accru, base spéciale pour la formation,…);

• la possibilité de réserve électronique;

• la possibilité d’accès facilité par la reconnaissance des adresses IP;

• l’obtention de statistiques d’utilisation pertinentes;

• la conformité de l’offre en regard des normes et principes de base généralement reconnus par les différents organismes nationaux et internationaux;

• archivage.

Le recours à la négociation commune ne sera retenu que s’il y a conjugaison entre une valeur ajoutée conforme aux besoins des usagers et une économie réelle pour chacun des participants compte tenu de leurs capacités financières et des coûts rattachés à la négociation.

Parmi les principaux critères considérés pour le choix des produits à négocier en priorité figurent les suivants :

• respect des politiques locales de développement des collections des institutions participantes;

• disponibilité budgétaire des éventuelles institutions participantes;

• valeur ajoutée pour un minimum d’institutions (3+) impliquant une analyse préalable de la nature et de l’importance du produit;

• plate-forme d’accès qui répond à l’ensemble des besoins des participants;

• accent sur les grands ensembles de périodiques, les banques plein texte et les banques de données communes dans le réseau;

• maintien de l’équilibre entre les disciplines et entre les besoins des différentes clientèles : 1^er, 2^e et 3^e cycles et chercheurs.

3.2 Renégociation

Il est essentiel que la renégociation de contrats fasse l’objet de la même attention qu’une première négociation. Les contrats ne seront renouvelés qu’après évaluation de la qualité et de la pertinence des produits par rapport à :

• l’évolution des besoins des usagers;

• l’évolution du produit quant à la valeur des données et leur présentation;

• l’offre nouvelle du marché;

• la performance de l’accès et l’évolution des structures informatiques des participants;

• l’utilisation qui en a été faite;

• la capacité de s’engager financièrement des participants et la pertinence de la répartition des coûts.

La décision peut se traduire par l’abandon, le renouvellement ou la renégociation en vue de trouver la solution optimale pour répondre le plus justement aux besoins à l’intérieur des possibilités financières des diverses institutions.

3.3 Archivage / conservation

Dans chaque cas faire reconnaître les besoins de conservation sous forme d’archivage qui nous garantirait un droit permanent à l’accès pour la recherche sur les périodes souscrites pour chacune des bibliothèques. Le moyen de répondre à cette préoccupation est d’ailleurs appelé à évoluer. Le droit à l’archivage devra devenir une norme et s’appliquer à tous types de bases de données.

4. Processus de priorisation des produits

Le Groupe de travail sur le développement des collections de la bibliothèque universitaire et de recherche virtuelle québécoise (DCBV), en consultation avec les membres de l'Équipe responsable des projets d'achat en commun (ERPAC), est responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre d'un programme annuel d'achats en commun de produits documentaires considérés prioritaires, conformes aux critères d'admissibilité de produits éligibles à de telles négociations en vue d'achats en commun. La liste de ces produits sera ensuite soumise pour validation aux directeurs des bibliothèques universitaires québécoises, en même temps qu'une liste de ceux proposés par les autres regroupements de bibliothèques canadiennes membres de Consortia Canada, et, le cas échéant, de ceux jugés intéressants par les membres du Groupe de travail, conformément à ses critères prioritaires de choix, et faisant l'objet d'une offre directe par les différents fournisseurs ou de demandes par l'une ou l'autre des bibliothèques universitaires québécoises.

L'élaboration et la mise en œuvre de ce programme comportent les étapes suivantes :

• définition de l’orientation;

• sondage auprès des institutions pour vérifier quels produits elles prévoient acheter dans la prochaine année budgétaire;

• établissement de l’ordre de priorité des produits selon les critères suivants :

  • stabilité du contenu ou informations fournies lors de la modification de ce contenu;

  • redondance avec d’autres produits;

  • conformité de l’offre en regard des normes et principes de base généralement reconnus par les différents organismes nationaux et internationaux;

  • accès par reconnaissance des adresses IP;

  • obtention de statistiques d’utilisation pertinentes;

  • garantie d’un droit permanent d’accès ou de propriété au contenu des périodes souscrites (archivage);

• présentation aux institutions des produits retenus dans le cadre de la programmation annuelle;

• confirmation d’intérêt et de disponibilité budgétaire pour l’achat éventuel des produits à négocier;

• acheminement à ERPAC de la liste des produits à négocier et des informations pertinentes s’y rattachant;

• suivi des négociations et de leurs résultats.

5. Processus de négociations

En fonction des priorités établies par le Groupe de travail sur le développement des collections de la bibliothèque universitaire et de recherche virtuelle québécoise (DCBV), l'Équipe responsable des projets d'achat en commun (ERPAC) est responsable :

• d'entreprendre et de mener à terme toutes négociations pertinentes pour l'acquisition en commun de produits et services documentaires électroniques ou l’obtention de licences collectives d'accès à ces produits et services;

• de proposer et d'appliquer des formules de partage en conformité avec les principes de répartition tels que définis par DCBV;

• de coordonner la mise en œuvre et d'assurer la gestion des ententes collectives d'acquisition en commun de produits et services documentaires électroniques ou de licences d'accès à ces produits et services.

Pour ce faire, ERPAC suivra ce processus quant aux nouveaux produits et leurs renouvellements, ainsi que du suivi après la mise en place des ententes :

5.1 Nouveaux produits et renouvellements

5.1.1 Partage des responsabilités de pilotage des dossiers

• Le chargé de recherche et le chargé de projet assurent une responsabilité centrale des dossiers d'ententes consortiums. Ils peuvent, s’il y a lieu, consulter les personnes compétentes appropriées. Celles-ci pourraient apporter leur contribution dans l’évaluation du contenu de certains produits, sur leur mécanique tarifaire, sur des conditions particulières des contrats, etc.

5.1.2 Déroulement des négociations

• ERPAC fait régulièrement rapport au Groupe de travail DCBV des résultats des négociations.

5.1.3 Durée des ententes et contrats

• ERPAC privilégie la négociation de contrats triennaux, sinon biennaux, si des économies additionnelles sont possibles. Pour ce faire, il procédera à la révision des ententes en cours susceptibles de faire l’objet de tels contrats et en fera l’analyse de faisabilité au cas par cas.

• Le contrat type PCLSN tiendra lieu de référence pour l’examen des clauses des contrats négociés pour l’ensemble des ententes.

5.1.4 Invitation de participation

• Les messages d’invitation de participation à des licences collectives mentionneront la description des produits, les prix consortiums et courants, la sélection et le libellé des formules de partage de ces coûts, les délais d’acceptation (3 semaines), etc.

• S’il y a lieu, la mention de disponibilité de contrat accompagnera les invitations.

• Pour les renouvellements, et ce, dans la mesure du possible, un seul message d’invitation par produit sera adressé à l’ensemble des bibliothèques universitaires (participantes comme non participantes). L’invitation indiquera les impacts pécuniaires possibles en cas d’ajouts ou de retraits.

5.1.5 Participation et signatures

• Chaque établissement doit utiliser le formulaire de réponse. Ces réponses doivent être suffisamment claires et explicites.

• Cependant, ERPAC souhaite que les directeurs, directrices des bibliothèques désignent officiellement la personne responsable, ou son substitut, dûment mandatée pour la signature de l’engagement de son établissement.

5.1.6 Résultat de l’invitation de participation

• À la fin du processus de consultation, ERPAC fera systématiquement le point avec tous les établissements sur l’état de la participation et des coûts impliqués en faisant ressortir si possible les économies réalisées.

• Les informations concernant ces ententes sont ensuite disponibles sur le site Web d’ERPAC.

5.1.7 Renouvellements

• ERPAC réitère l’importance de l’obtention de l’approbation par une signature de la part de tous les établissements participants lors des renouvellements annuels.

• Il y aura un rappel annuel des coûts reliés à la participation à des contrats biennaux et triennaux.

• Les non participants à des ententes en cours ne seront plus relancés après une première consultation.

5.2 Suivis après la mise en place des ententes

5.2.1. Site Web d’ERPAC

• ERPAC maintiendra un site Web ( /index.html ) contenant toutes les informations pertinentes relatives à l'acquisition en commun de produits ou services documentaires, la sécurité de certaines informations étant garantie par l’utilisation de mots de passe.

5.2.2 Relations entre les établissements et les fournisseurs

• À moins de conditions techniques particulières, le chargé de projet est la seule personne contact entre les établissements et les fournisseurs (problèmes d’interface, changements d’adresses IP, etc.). Les membres des établissements pourraient cependant contacter directement les fournisseurs dans le cas de pannes temporaires d’accès, les informations nécessaires étant disponibles sur le site Web d’ERPAC.

• En cas d’absence prolongée du chargé de projet (vacances, etc.), celui-ci désigne une personne responsable et en informe les participants.

5.2.3 Statistiques

• La collecte de statistiques individuelles relève de chaque participant.

• À la demande de DCBV et d’ERPAC, le chargé de projet pourra procéder à la collecte de statistiques globales.

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ANNEXE I : Énoncé concernant les principes à considérer dans le choix des formules de répartition utilisées pour le partage des coûts des produits documentaires acquis en commun ou de ceux liés à l’acquisition en commun des licences collectives d’accès à de tels produits

Le développement des collections en consortium connaît une progression constante. Les ententes sont de plus en plus nombreuses et souvent la diversité de leur base tarifaire suit le même rythme.

Nous constatons que le partage des coûts des produits documentaires acquis en commun ou de ceux liés à l’acquisition en commun de licences collectives d’accès ne pose pas de problème particulier lorsque :

• le coût est la résultante directe des choix particuliers des établissements participants;

• ce coût par établissement négocié avec les fournisseurs est un coût défini ou, encore, est fonction de la taille de ces établissements (EETC, budget, etc.).

Cependant, d’autres cas obligent l’application d’une formule de partage.

En partant du principe que tout établissement faisant partie d’un achat de groupe ne doit en aucun cas défrayer un coût supérieur au coût régulier pour son établissement, le Groupe de travail recommande une formule de répartition des coûts d’un produit selon les paramètres suivants :

1. une contribution de base à ventiler également entre les établissements participants correspondant à 50 % de l'ensemble des coûts du produit;

2. une distribution de la part restante (50 %) de l'ensemble des coûts en fonction de la proportion des EETC bruts de chacun des établissements participants.

Cette formule, élaborée dans une perspective de participation du plus grand nombre d’établissements et d’un souci de répartition équitable des coûts et escomptes obtenus, s’appuie sur l’analyse des tarifications proposées par les fournisseurs (et des pratiques antérieures de partage) concernant les ententes en cours, périmées ou en cours de négociations.

L'adoption d’une telle pratique répond au souci :

1. d'harmonisation et d'équilibre entre les différents établissements participants selon leurs particularités, leurs intérêts et besoins réels et prioritaires;

2. de respect de leurs capacités budgétaires;

3. de participation de tous les établissements, sans égard à leur taille, dans un contexte de concurrence de plus en plus forte;

4. d'uniformité d'un droit minimum de participation raisonnable dans certains cas.

L’inclusion de bibliothèques d’établissements universitaires non québécois, ou même non universitaire, est encouragée, mais dans le respect des principes énoncés plus haut.

Élaboré par les membres du
Groupe de travail sur le développement des collections
de la bibliothèque universitaire et de recherche virtuelle québécoise (DCBV)

Adopté par les membres du Sous-comité des bibliothèques
lors de leur réunion des 9 et 10 mai 2002